ITE Russia
English Русский
Группа компаний ITE в России

Полезная информация

Основные понятия выставочной деятельности

Выставка: Выставочное мероприятие, на котором демонстрируются и получают распространение товары, услуги и (или) информация, проходящее в четко установленные сроки и с определенной периодичностью. Выставки — это многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов сопутствующие мероприятия — деловую программу, семинары, презентации, мастер-классы и другие. Выставки подразделяют на торговые и просветительно-познавательные.

Выставка с международным участием: Выставочное мероприятие с числом иностранных экспонентов не менее 10% общего числа экспонентов.

Выставочно-ярмарочная деятельность: Предпринимательская деятельность в сфере выставочных услуг, осуществляемая для содействия становлению и развитию отношений торгово-экономического, научно-технического и инвестиционного сотрудничества.

Выставочный аудит: Процесс аудиторской проверки специализированных количественных показателей выставочного мероприятия, документально подтверждающий точные данные о числе посетителей, экспонентов, площадей.

Выставочная статистика год от года приобретает всё большее значение в конкурентной борьбе за посетителя в выставочной индустрии. Профессиональные организаторы с успехом используют результаты выставочного аудита, сообщая своим клиентам честную, надежную и достоверную информацию о своих мероприятиях, добавляя тем самым все больше плюсов к имиджу компании и своих бизнес-событий. Выставочные мероприятия ITE следуют политике «прозрачности рынка», чтобы каждый потенциальный экспонент имел возможность самостоятельно принять решение на основании имеющейся фактической информации, в том числе и подтверждённой независимой аудиторской проверкой.

ITE Russia поддерживает инициативу Торгово-промышленной палаты Российской Федерации и Российского Союза выставок и ярмарок о создании рейтинга российских выставок. Планируется, что рейтинг будет составлен на основе выставочного аудита, и выставки можно будет сравнивать по объективным параметрам. Экспоненты и посетители смогут принять решение об участии на основании этих объективных данных.

Выставочный комплекс (выставочный центр): Специальная территория c расположенными на ней зданиями и (или) сооружениями, используемыми для проведения выставок. Выставочные комплексы подразделяются на два вида. Первый — комплексы, функционирующие независимо от организаторов выставок, площади которых сдаются организаторам в аренду для проведения выставочно-ярмарочных мероприятий. Второй — комплексы, имеющиеся у организаторов выставок, используемые ими как для проведения собственных выставочно-ярмарочных мероприятий, так и для сдачи в аренду под выставки другим организаторам. В выставочных комплексах могут быть предусмотрены помещения или площади для проведения заседаний, конгрессов, собраний и так далее.

Мультипликативный эффект выставочно-ярмарочной деятельности: Стимулирующее влияние выставочной деятельности на развитие промышленности, рост экспорта, международную торговлю, внедрение новых технических решений, престиж компании, имидж города проведения выставки.

Поддержка выставочно-ярмарочных мероприятий: Совокупность мер, обеспечивающих официальную поддержку выставочно-ярмарочных мероприятий со стороны органов государственной и муниципальной власти, внешнеторговых и отраслевых ассоциаций, и содействие российским предпринимателям, товаропроизводителям и экспортерам в продвижении продукции, товаров и услуг на российском и зарубежных рынках.

Посетитель: физическое лицо, посещающее выставку для ознакомления с демонстрируемыми экспонатами, сбора информации, контактов с экспонентами и (или) участия в деловой программе выставки. Посетители делятся на посетителей—специалистов отрасли, по тематике которой проводится выставка, и частных посетителей.

Специализированная выставка: Выставочное мероприятие, ориентированное на одну отрасль и (или) на несколько смежных отраслей и на конкретные группы потребителей: посетителей—специалистов, однако выставка может быть открыта также для частных посетителей.

Экспонент (участник): предприятие или организация, которая демонстрирует на выставке свои товары и услуги по теме выставки, привлекая для этого собственных сотрудников или заключая договора с нанятым персоналом. Экспонент заключает договор с организатором выставки об аренде выставочной площади и дополнительных услугах (строительство стенда, промо-персонал, рекламная и промодеятельность в рамках выставки и так далее) для обеспечения организации своего участия в выставке.

Эффективность выставочно-ярмарочной деятельности: Результативность проведения выставочных мероприятий, характеризуемая отношением полученного экономического эффекта к затратам.

Рекомендации участникам

Основные причины, по которым экспоненты не получают от выставок максимальную отдачу.

Пренебрежительное отношение к выставкам. Часто компании не рассматривают выставки как реальную возможность развивать бизнес и повышать продажи, а относятся к выставкам как к «вынужденной трате времени и денег», выходят на выставку с отношением «нас и так все знают» или с позицией «отдохнуть от офиса». Такой подход ставит под угрозу имидж компании.

Неосознанное неумение полноценно использовать выставочные возможности. В основном участие в выставке проходит по принципу «как все, так и мы, не хуже других». Большинство экспонентов на выставках привыкли «брать только то, что само идет к ним в руки», но при грамотном подходе и тщательной подготовке к выставке можно получать гораздо больше.

Отсутствие четко сформулированных задач участия в выставке. Типичные «причины», по которым многие компании оказываются на выставках: «все участвуют, и мы участвуем», «участвуют конкуренты», «надо же где-то выставляться», «напомнить рынку о своем существовании», «чтобы все увидели, что у нас все в порядке», «можем себе позволить» и прочее. Не имея достижимых, измеримых, ограниченных временными рамками задач, за осуществление которых отвечают конкретные сотрудники, сложно рассчитывать на высокие результаты

Переоценка роли организаторов выставки. Многие экспоненты ошибочно преувеличивают роль и функцию организаторов выставки. Ни один профессиональный организатор не может предугадать индивидуальные маркетинговые цели сотен участников выставки и гарантировать, что, придя на выставку, посетитель обязательно придёт какой-то конкретной компании, заинтересуется ее продуктом и купит именно у нее, а не у конкурента на соседнем стенде.

Отсутствие предвыставочной рекламной кампании. Согласно статистике, 61% посетителей проводят на выставке только 1 день, 25% посетителей успевают нанести визит только 5 экспонентам выставки, 76% посетителей приходят на выставки с заранее подготовленным планом, основанным на довыставочной информации. В этой связи важность комплексной рекламной кампании участия в выставке сложно переоценить.

Неподготовленный персонал. Выставочный персонал — это один из главных факторов, влияющих на эффективность участия в выставках. Зачастую сотрудников отправляют на выставку без каких-либо указаний, и большинство из них просто не знают, зачем они находятся на выставке и что им следует делать. Основные проблемы выставочного персонала — незнание правил и манер поведения на стенде, несоответствующий внешний вид, невнимание к посетителям, неэффективные методы работы с посетителями, незнание собственной продукции и неумение ее демонстрировать, неграмотная организация работы на стенде.

Неэффективный выставочный стенд. Многие компании не знают, как рассчитать необходимую площадь стенда, как правильно организовать пространство стенда, как с помощью дизайна и оформления привлечь внимание посетителей, как грамотно представить товары или услуги.

Отсутствие системного подхода к выставочной деятельности. Зачастую выставочная деятельность компаний не интегрирована в рекламную и маркетинговую политику. Для того чтобы добиться успеха, нужно понимать, что у каждой выставки есть свои индивидуальные особенности, изучать потенциал этих мероприятий, а затем разрабатывать стратегию участия в конкретной выставке. Многие компании не анализируют работу на выставках и, соответственно, не исправляют ошибки и не развивают успешные решения на следующих выставках.

Отсутствие поствыставочного сопровождения полученных контактов. По данным Exhibit Surveys, Inc., 87% выставочных контактов остаются необработанными.

Этапы подготовки к выставке

Формирование наиболее престижных выставочных мероприятий начинается за 10-12 месяцев.
Планомерная
подготовка к выставке начинается за год до ее открытия и включает в себя следующие этапы:

За 12 месяцев. Оцените и выберите выставку, рассчитайте и утвердите бюджет выставки, подтвердите бронь и подпишите договор.

За 10 месяцев. Просмотрите пакет документации экспонента, заполните и отправьте все формы и бланки. Запросите у организаторов программу выставки. Подтвердите участие Вашей компании в мероприятиях деловой или научной программы. Поддерживайте связь с организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.

За 6 месяцев. Определите, какие товары или услуги будут представлены на выставке. Закажите выставочный стенд в профессиональной компании. Подключайте отделы рекламы и маркетинга, разработайте план продвижения Вашего участия в выставке. Сообщите организаторам о мероприятиях, которые Вы предполагаете провести на выставке.

За 4 месяца. Определите список сотрудников, которые будут работать на выставке. Сведите вместе отделы, участвующие в подготовке к выставке, распределите ответственность и определите отчетность. Проведите совещание по бюджету и планированию. Утвердите окончательный бюджет. Совместно с Вашим рекламным или PR отделом разработайте пресс-релизы. Подготовьте рекламные материалы компании, которые можно будет использовать на выставке. Утвердите проект выставочного стенда. Закажите у организаторов пригласительные билеты на выставку. При необходимости зарезервируйте номера в гостинице и авиабилеты.

За 3 месяца. Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличения количества посетителей Вашего стенда. Разошлите пресс-релизы в СМИ.

За 2 месяца. Контролируйте график выполнения работ. Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности. Скоординируйте работу с другими отделами Вашей компании. Рассылайте персональные приглашения постоянным и потенциальным клиентам. Окончательно определите персонал, расписание и условия работы на выставке. При найме привлеченного персонала подтвердите заказ. Подготовьте проект письма и необходимые материалы для рассылки клиентам после выставки. Подтвердите бронирование гостиницы и авиабилетов.

За 1 месяц. Организуйте обучение персонала работе на выставке. Проведите повторную рассылку приглашений на выставку. Оформите страховку, если она предусмотрена среди услуг организаторов.

За 2 недели. Активизируйте предвыставочную подготовку персонала. Обзвоните Ваших потенциальных и постоянных клиентов и партнеров. Утвердите график встреч на выставке.

Средства информирования посетителей:

1. Адресные почтовые рассылки

2. Курьерская доставка персонализированных приглашений

3. Телемаркетинг — приглашение на выставку и общение с потенциальными целевыми посетителями по телефону

4. Размещение анонсов Вашего участия в выставке в профильных печатных изданиях

5. Размещение подробного анонса Вашего участия в выставке на корпоративном сайте, на сайтах Ваших партнеров, на сайте выставки, на профильных интернет-порталах

6. Приглашение Ваших клиентов в ходе личных встреч

За 1 неделю. Проведите завершающее общее собрание и инструктаж выставочной команды. Подготовьте оборудование и рекламные материалы к заезду на выставку. Соберите все необходимое на выставке.

Дни монтажа выставки. Контролируйте монтаж стенда. Желательно, чтобы он был установлен как можно раньше.

Заезд на выставку. Привезите необходимое оборудование и материалы. Полностью подготовьте стенд к работе.

Дни работы выставки. Ежедневно проводите собрания персонала, при необходимости вносите оперативные изменения. В последний день работы проведите общее собрание — обсудите, что прошло хорошо и что должно быть изменено к следующей выставке. Договоритесь о бронировании места на следующий год, если это необходимо и возможно. Подготовьтесь к демонтажу и выезду с выставки.

В течение 48 часов после выставки. Отработайте самые перспективные контакты, полученные на выставке.

В течение 10 дней после выставки. Разошлите коммерческие предложения и подробную информацию по запросам, полученным на выставке. Обзвоните потенциальных клиентов и удостоверьтесь в получении Вашей информации. Разошлите благодарственные письма всем посетителям Вашего стенда.

В течение 1 месяца после выставки. Подведите предварительные итоги участия в выставке. Установите контакты со всеми посетителям Вашего стенда. Произведите перераспределение контактов.

Составление календарного плана выставок и графика подготовки к ним позволит систематизировать выставочную деятельность Вашей компании и повысить ее эффективность!

Рекомендации посетителям

Для того, чтобы извлечь из посещения выставки максимальную пользу, необходимо планировать посещение выставки заблаговременно. В первую очередь, необходимо поставить себе чёткие цели посещения выставки, определить задачи, которые нужно решить, составить план работы и маршрут посещения.

Необходимо заранее ознакомиться с тематикой выставки и профилем деятельности экспонентов. Обычно эта информация находится на сайте выставки — список экспонентов, каталог, профиль деятельности экспонентов, план экспозиции. По плану легко заранее наметить маршрут своего передвижения по выставочным павильонам с целью экономии времени.

Если на сайте выставки недостаточно информации, можно обратиться непосредственно к организаторам по телефону или электронной почте.

В рамках выставки зачастую проходит деловая программа по актуальным вопросам отрасли. Полезно заранее изучить план мероприятий деловой программы, наметить для себя наиболее интересные и составить график своего посещения выставки с учётом конференций и работы на стенде.

Если есть необходимость назначить деловые встречи на выставке, полезно делать это заранее. Можно связаться с компаниями непосредственно по телефону или е-мейлу, согласовать время и темы беседы, а можно воспользоваться системой предварительного назначения деловых встреч (matchmaking), которую предоставляют многие организаторы, или участвовать в байерской программе, retail-центре и т.п.

Важно заранее изучить схему проезда на выставку и выбрать оптимальный маршрут. Необходимо помнить, что некоторые выставочные комплексы имеют недостаточное количество мест для парковки. Поэтому полезно будет заранее ознакомиться с инфраструктурой выставочного комплекса и выяснить, где есть возможность быстро припарковать автомобиль. Важными мелочами также являются наличие доступа к копировальной технике, интернету, возможность заказать услуги переводчика, быстро напечатать визитные карточки, если они внезапно закончатся, и т.д. Это позволит оперативно решать задачи на выставке, особенно, если она проходит в другом городе.

Во избежание очередей и для экономии времени при входе на выставку очень эффективна предварительная регистрация на сайте выставки и получение электронного билета.

Существенно повысить количество деловых контактов и посетить больше мероприятий возможно, если на выставку приходят несколько представителей одной компании. В таком случае коллеги могут заранее наметить планы работы, составить индивидуальные маршруты, и таким образом посетить большее число экспонентов.

Организаторы выставки при получении бэджа посетителя всегда предоставляют комплект материалов, в который входят путеводитель по экспозиции, каталог и информацию о мероприятиях деловой программы.

Организаторы в своём офисе на выставке всегда помогут найти интересующего посетителя участника, расскажут, как добраться до нужного стенда или места проведения мероприятия.

Дополнительные советы:

1. Чтобы не пропустить выставку, необходимо включить даты ее проведения в свой деловой календарь.

2. Если выставка проходит в другом городе, необходимо заранее забронировать номера в гостинице и билеты.

3. Необходимо взять на выставку большое количество визитных карточек и других компактных материалов о компании (например, презентационные диски, флэшки).

4. После посещения выставки особое внимание необходимо уделить обработке полученных данных и поддержанию установленных контактов.

Литература по теме:

Николай Карасёв. «Продажи и маркетинг в выставочном бизнесе. Как привлекать и удерживать участников и посетителей выставочных мероприятий»

Николай Карасёв. «Как получать от выставок максимальную выгоду»